第一章 总则

　　第一条 为了进一步加强中国抗癌协会(以下简称本会)的档案管理，完整系统地保存本会各种活动中形成的各种文字、图表、录音、录像、盘片等各种载体档案，提高归档文件材料质量，以适应领导决策科学化和各种工作的需要；提高档案工作的管理水平，使其科学化、规范化，充分发挥档案的作用。根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局、中国科协对档案管理工作的要求，结合本会实际情况制定本办法。

　　第二条 本会的档案是指本会在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

　　第三条 本会的档案工作是本会管理工作的重要组成部分，是开展本会业务和各项工作的重要依据和必要条件，是积累历史资料和经验，维护本会历史全貌的一项重要工作。本会各级领导要加强和支持档案工作，以确保和维护本会档案的完整和安全。

　　第二章 管理体制和各部门职责

　　第四条 本会档案管理工作由秘书长主管，办公室、北京办事处和十个工作部具体执行。

　　第五条 本会办公室、北京办事处和各工作部要有专职人员负责本部门文件材料的收集、整理和立卷归档工作。及时收集各专业委员会和各省、市、自治区抗癌协会上报的文件材料并及时归档保存。

　　第六条 本会各专业委员会和各省、市、自治区抗癌协会在开展业务活动中形成的各种文件材料要归档保存，并分门别类上报总部及相关的各工作部。

　　第七条 本会在制定计划、总结工作、编制总体发展规划时，同时将档案工作纳入其中，要将档案工作列入领导议事日程，切实解决档案工作在机构、人员、经费等方面的问题。

　　第八条 本会的档案工作受中国科协、社团管理机关和国家档案局的监督、检查和指导。

　　第三章 文件材料的积累、立卷和归档

　　第九条 凡是在本会业务活动中形成的记载本会工作活动，反映本会历史面貌，有查考利用价值的文件材料，以及上级下发与本会工作有密切联系的文件，均应归档。

　　第十条 各部门要建立和完善归档制度，要把档案工作纳入本部门职责范围，做到各项工作都有完整、准确的文件材料档案。

　　第十一条 为了保证归档文件的齐全、完整，使档案工作有条不紊，便于随时查找利用，为年终整理立卷打下基础，必须坚持平时立卷制度。

　　第十二条 根据本会业务活动内容，产生文件情况，编写平时立卷条款、类目，设若干个卷夹，平时将办理完毕的文件材料分门别类，对号入座，及时归入卷夹内，年终经过系统处理，装订成册。

　　第四章 档案案卷质量要求

　　第十三条 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

　　第十四条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

　　第十五条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

　　第十六条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号；图象和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐步编号，并用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容。

　　第十七条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件的标题不要随意更改和简化；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；卷内文件目录放在卷首。

　　第十八条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

　　第十九条 文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。其它载体的档案案卷格式应按有关规定执行。

　　第二十条 接受时间，文书档案和其它载体的档案均在次年三月底以前接受完毕。

　　第五章 附 则

　　第二十三条 本办法经协会常务理事会审议通过后执行，解释权归常务理事会。